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Comment insérer une variable pour la saisie du destinataire à l'ouverture d'un nouveau document ?

Les variables sont gérées par les champs :

• Sélectionnez le menu Insertion > Champ > Autres (ou Ctrl + F2).
• Sélectionnez l'onglet Variable.

Pour pouvoir utiliser une variable, celle-ci doit avoir une existence au point d'insertion de l'utilisation. En d'autres termes, la définition de la variable doit précéder son utilisation, donc être placée "avant" dans le texte, sinon elle est vide. Une variable peut avoir plusieurs valeurs le long du document.

Pour :

• Définir une variable :
  • Sélectionnez le type de champ Définir une variable.
  • Renseignez le nom et la valeur en bas de la boite.
  • Cliquez sur Insérer puis Fermer.
  • Redéfinir une variable permet de modifier la valeur de la variable.
• Créer un champ de saisie pour modifier la valeur de cette variable plus loin dans le texte :
  • Sélectionnez le type de champ Champ de saisie.
  • Sélectionnez la variable désirée.
  • Précisez une anotation qui donnera une information pour renseigner le champ.
  • Cliquez sur Insérer.
  • Renseignez une valeur par défaut et cliquez sur OK, puis Fermer.
  • Cela insère un champ. Si on clique dessus, sa valeur est demandée. Elle sera modifiée dans toutes les utilisations de la variable en aval du champ de saisie, mais pas pour les positions en amont.
• Réutiliser cette variable ailleurs dans le document :
  • Sélectionnez le type de champ Afficher la variable.
  • Sélectionnez le champ désiré.
  • Cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer.
  • La valeur affichée correspond à la valeur définie précédemment dans le texte.
• Supprimer une variable :
  • Supprimer tous les champs de définition et de saisie de la variable dans le texte à l'aide de la touche [Suppr].
  • Ouvrez la boite de dialogue des variables (menu Insertion > Champ > Autres, onglet Variable)
  • Sélectionnez le type de champ Définir une variable.
  • Sélectionnez la variable désirée.
  • Cliquez sur la croix rouge. Si la croix rouge n'est pas disponible, c'est qu'il reste des définitions ou des champs de saisie de la variable.

Il existe un type de variable particulier : le champ utilisateur. Cette variable, au contraire de la variable classique, n'a qu'une seule valeur pour tout le document. Elle peut donc être définie n'importe où dans le document.

Pour :

• Définir un champ d'utilisateur :
  • Sélectionnez le type de champ Champ d'utilisateur.
  • Renseignez le nom et la valeur en bas de la boite.
  • Ne cliquez pas sur "Insérer", mais utilisez juste la coche verte.
• Créer un champ de saisie pour ce champ d'utilisateur :
  • Opérez de la même façon que pour une variable classique.
  • Attention, lors de la modification du champ d'utilisateur, toutes les utilisations du champ sont modifiées, aussi bien en amont qu'en aval du champ de saisie.
• Réutiliser cette variable ailleurs dans le document :
  • Sélectionnez le type de champ Champ d'utilisateur.
  • Sélectionnez le champ désiré.
  • Cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer.
• Supprimer une variable :
  • Opérez de la même façon que pour une variable classique.